Handelsregister-Eintragung: Wer muss, wie geht es?

Was ist das Handelsregister?

Das Handelsregister ist ein öffentliches Verzeichnis, das die Amtsgerichte führen. Es zeigt verbindlich, wer ein Unternehmen ist, wer es vertreten darf und wie hoch das Kapital einer Gesellschaft ist. Geschäftspartner, Banken und Behörden verlassen sich auf diese Angaben. Die Einsicht ist für jeden möglich, und seit August 2022 können die Registerdaten über das gemeinsame Registerportal der Länder kostenlos abgerufen werden.

Das Register hat zwei Abteilungen:

Daneben gibt es eigene Register für Genossenschaften, Partnerschaftsgesellschaften und Vereine sowie seit 2024 das Gesellschaftsregister für die eingetragene GbR.

Wer muss eingetragen werden?

• Kapitalgesellschaften wie GmbH, UG und AG müssen eingetragen werden. Erst mit der Eintragung entsteht die Gesellschaft als solche, vorher besteht nur eine Vorgesellschaft mit Haftungsrisiken für die Handelnden.
• OHG und KG sind ebenfalls eintragungspflichtig.
• Istkaufleute: Einzelunternehmer, deren Betrieb nach Art und Umfang einen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert, sind Kaufleute nach § 1 HGB und müssen sich eintragen lassen. Kriterien sind etwa Umsatz, Zahl der Beschäftigten, Zahl der Geschäftsbeziehungen und die Komplexität der Abläufe. Feste Grenzwerte nennt das Gesetz nicht.
• Kleingewerbetreibende können sich freiwillig eintragen lassen (Kannkaufmann nach § 2 HGB). Damit gelten für sie die Regeln des HGB, etwa zur Buchführung.
• Freiberufler stehen nicht im Handelsregister. Sie können sich zu einer Partnerschaftsgesellschaft zusammenschließen, die ins Partnerschaftsregister kommt.

Ablauf der Eintragung

1. Unterlagen vorbereiten: Bei einer GmbH sind das der notariell beurkundete Gesellschaftsvertrag oder das Musterprotokoll, die Gesellschafterliste, die Bestellung der Geschäftsführer und der Nachweis der Einzahlung des Stammkapitals. Bei einem Einzelkaufmann genügen im Wesentlichen Firma, Sitz, Geschäftsanschrift und Inhaber.
2. Notartermin: Die Anmeldung zum Handelsregister muss nach § 12 HGB elektronisch in öffentlich beglaubigter Form eingereicht werden. Deshalb beglaubigt der Notar die Unterschriften und übermittelt die Anmeldung. Bei der GmbH kann das inzwischen auch per Video geschehen, siehe GmbH online gründen.
3. Prüfung durch das Registergericht: Das Gericht prüft die formalen Voraussetzungen und ob der Name zulässig ist. Häufig holt es dazu eine Stellungnahme der IHK ein.
4. Eintragung und Bekanntmachung: Nach der Eintragung erhalten Sie eine Nachricht vom Gericht. Die Bekanntmachung erfolgt im Registerportal.
5. Kosten: Es fallen Notargebühren nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz und Gerichtsgebühren an. Die Höhe hängt von Rechtsform und Geschäftswert ab. Lassen Sie sich vorab eine Kostenschätzung vom Notar geben.

Was Sie vor der Anmeldung klären sollten

Der häufigste Grund für Rückfragen des Gerichts ist der Name. Die Firma muss unterscheidungskräftig sein, darf nicht irreführen und muss sich von anderen Firmen am selben Ort deutlich unterscheiden. Prüfen Sie daher vorab, ob der Wunschname frei ist, wie im Ratgeber Firmenname finden beschrieben. Bei einer GmbH muss außerdem das Stammkapital eingezahlt sein, bevor die Anmeldung abgegeben wird.

Pflichten nach der Eintragung

• Geschäftsbriefe: Eingetragene Unternehmen müssen auf Geschäftsbriefen und E-Mails unter anderem Firma, Rechtsform, Sitz, Registergericht und Registernummer angeben, Kapitalgesellschaften zusätzlich die Geschäftsführer.
• Änderungen anmelden: Neue Geschäftsführer, Sitzverlegung, Kapitalerhöhung oder Namensänderung müssen ebenfalls über den Notar angemeldet werden.
• Transparenzregister: Gesellschaften müssen ihre wirtschaftlich Berechtigten an das Transparenzregister melden.
• Jahresabschluss: Kapitalgesellschaften müssen ihren Jahresabschluss offenlegen.

Wie die Eintragung in den gesamten Gründungsablauf passt, zeigt die Gründungs-Checkliste.

Hinweis: Dieser Beitrag bietet allgemeine Informationen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.