Steuernummer, Steuer-ID, Umsatzsteuer-ID: der Unterschied
| Nummer | Wer vergibt sie? | Wofür? |
|---|---|---|
| Steuerliche Identifikationsnummer (Steuer-ID) | Bundeszentralamt für Steuern, automatisch bei Geburt oder Zuzug | persönliche Nummer für die Einkommensteuer, bleibt lebenslang gleich |
| Steuernummer | zuständiges Finanzamt | für den Betrieb, gehört auf Rechnungen (alternativ die USt-IdNr.), ändert sich bei Umzug in einen anderen Finanzamtsbezirk |
| Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) | Bundeszentralamt für Steuern | für Geschäfte mit Unternehmen in anderen EU-Staaten |
Ihre Steuer-ID reicht für eine selbstständige Tätigkeit also nicht aus. Für den Betrieb brauchen Sie eine eigene Steuernummer.
Schritt 1: ELSTER-Konto einrichten
Der Fragebogen kann nur elektronisch übermittelt werden. Wenn Sie noch kein Benutzerkonto bei ELSTER haben, kümmern Sie sich zuerst darum. Mit der Zertifikatsdatei dauert die Registrierung wegen des Aktivierungsbriefs einige Tage, mit dem Online-Ausweis geht es sofort. Die Wege beschreibt unser Ratgeber zur ELSTER-Registrierung. Für eine GmbH oder UG wird eine Registrierung für die Organisation benötigt.
Schritt 2: Den richtigen Fragebogen wählen
In ELSTER finden Sie unter „Formulare & Leistungen“ die Fragebögen zur steuerlichen Erfassung. Es gibt eigene Varianten für:
- Einzelunternehmen und freiberufliche Tätigkeit,
- Personengesellschaften wie GbR, OHG oder KG,
- Kapitalgesellschaften wie GmbH und UG.
Schritt 3: Angaben machen
Der Fragebogen fragt mehr ab, als viele erwarten. Halten Sie bereit:
- persönliche Daten, Steuer-ID, Bankverbindung,
- Beschreibung der Tätigkeit, Beginn, Anschrift des Betriebs,
- geschätzten Umsatz und Gewinn für das Gründungsjahr und das Folgejahr,
- Entscheidung zur Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG,
- Art der Gewinnermittlung (in der Regel Einnahmen-Überschuss-Rechnung für Einzelunternehmer und Freiberufler),
- gegebenenfalls den Antrag auf eine USt-IdNr.
Die Schätzungen sollten realistisch sein. Aus ihnen setzt das Finanzamt die ersten Vorauszahlungen für Einkommen- und Gewerbesteuer fest. Zu hoch angesetzte Gewinne binden unnötig Liquidität, zu niedrige führen später zu Nachzahlungen.
Kleinunternehmerregelung: ja oder nein?
Seit 2025 gilt: Kleinunternehmer ist, wessen Umsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überstiegen hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht übersteigt. Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus, können aber auch keine Vorsteuer abziehen. Bei Geschäftskunden, die ohnehin Vorsteuer abziehen, oder bei hohen Anfangsinvestitionen kann der Verzicht auf die Regelung günstiger sein. An die Entscheidung für die Regelbesteuerung sind Sie dann mehrere Jahre gebunden.
Schritt 4: Absenden und warten
Nach dem Absenden prüft das Finanzamt die Angaben. Bei Rückfragen meldet es sich schriftlich. Wie lange die Vergabe dauert, ist je nach Finanzamt und Arbeitslage unterschiedlich. Planen Sie einige Wochen ein und reichen Sie den Fragebogen deshalb frühzeitig ein. Eine Rechnung muss die Steuernummer oder die USt-IdNr. enthalten. Stellen Sie Rechnungen für erste Aufträge deshalb am besten erst aus, wenn die Nummer vorliegt, oder sprechen Sie das Vorgehen mit Ihrem Steuerberater ab.
Wirtschafts-Identifikationsnummer
Seit November 2024 vergibt das Bundeszentralamt für Steuern schrittweise die Wirtschafts-Identifikationsnummer an wirtschaftlich Tätige. Sie soll Unternehmen künftig einheitlich gegenüber Behörden identifizieren. Für die Gründung ändert sich dadurch zunächst nichts: Der Weg zum Finanzamt bleibt der Fragebogen.
Die Steuernummer ist ein Baustein in der Gründungs-Checkliste. Meist steht davor die Gewerbeanmeldung, bei Freiberuflern ist der Fragebogen die einzige Anmeldung.
Hinweis: Dieser Beitrag bietet allgemeine Informationen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.